書類の整理。家庭の書類を簡単に片付ける方法

ワークスペース

20150708_144416

家にあるたくさんの書類を簡単に片付ける方法をご紹介します!

まず最初に、「家のあっちこっちに書類が散らばっていて、何から手を付けたらいいのか分からない!」っていう人のために書類を一気に片付ける方法をご紹介します。

その次に、「片付けてもすぐにリバウンドしてしまう ...」っていう人のために絶対にリバウンドしない書類の片付け方法をご紹介します。

書類を一気に片付ける方法

まず最初に、「家のあっちこっちに書類が散らばっていて、何から手を付けたらいいのか分からない!」っていう人のために、書類を一気に片付ける方法をご紹介します。

次の順番通りに進めれば、一気に書類が片付いて部屋も気分もスッキリですよ!

1.すべての書類を集める
2.保管する書類を選ぶ
3.保管する書類を分類する
4.ファイリングする
5.グルーピングする
6.置き場所を決める

それでは、さっそく始めましょう!

1.すべての書類を集める

まずは、家のあっちこっちに散乱しているすべての書類を集めましょう。

リビング、ダイニング、キッチン、寝室、玄関など、すべての部屋を回って、残り残さず書類を集めてください。

テーブルに置いたままのプリント、冷蔵庫に貼ってある請求書、下駄箱の上に置きっぱなしの郵便物、カバンの中に入れっぱなしの給料明細などなど ...。

書類を集めるときのポイントは、引き出しの中やカバンの中などに隠れている書類を見落とさないことです。

書類がありそうなところを徹底的に探してみてくださいね。

【ポイント】
引き出しの中やカバンの中などに隠れている書類を見落とさない

ちなみに、書類を集めるときは、ダンボールなどを用意して、それに放り込んでいくようにするとラクですよ。

2.保管する書類を選ぶ

家にあるすべての書類を集め終わったら、床にドバーッと広げましょう。

そして、「保管する書類」を選びましょう。

ポイントは、「捨てる書類」を選ぶのではなく、「保管する書類」を選ぶこと。

本当に必要だなーと思うものだけを残すようにしてみてくださいね。

【ポイント】
「捨てる書類」を選ぶのではなく、「保管する書類」を選ぶ

どれを捨てて、どれを保管するかは以下を参考にしてみてください。

捨てる書類

  • ダイレクトメール
  • 新聞、チラシ

これらの書類は、ためらいなく問答無用で捨ててしまいましょう!

「いつか必要になるかも ...」って思っても見直すことなんてほとんどありません!

保管する書類

  • 不動産関係の契約書
  • 銀行関係の契約書
  • 生命保険などの保険証券(保険証書)
  • 国民年金、厚生年金の証書
  • 公共料金(電気、ガス、水道など)の契約書
  • クレジットカードの契約書
  • スマホ、プロバイダーなどの契約書

これらの書類は、捨てたくても捨てられませんね。

捨てるか保管するか迷う書類

  • 公共料金(電気・ガス・水道など)の利用明細書
  • クレジットカードの利用明細書
  • ネット通販などの領収書
  • 病院の領収書
  • 家電などの取扱説明書・保証書
  • 健康診断の結果
  • 会社関係の書類(給与明細、源泉徴収票など)
  • 学校関係の書類(通信簿、プリントなど)

捨てるか保管するか迷うのが、これらの書類ですよね。

家の書類を減らせるかどうかは、これらの書類をいかに減らすかにかかっています。

なので、これらの書類は、保管する期間を決めて、期間を過ぎたら捨てるようにしましょう。

私の場合、お金に関係する書類(公共料金の利用明細書、クレジットカードの利用明細書、給与明細など)は2年間くらい保管して、それを過ぎたら捨てるようにしています。

公共料金の利用明細書やクレジットカードの利用明細書は、紙で保管しておかなくてもよいので、スキャナーを使って電子化してしまうのもいいですよ。

3.保管する書類を分類する

保管する書類が決まったら分類しましょう。

どんな感じに分類するかは以下を参考にしてみてくださいね。

  • 不動産関係の契約書
  • 銀行関係の契約書
  • 生命保険などの保険証券(保険証書)
  • 国民年金、厚生年金の証書
  • 公共料金(電気、ガス、水道など)の契約書
  • クレジットカードの契約書
  • スマホ、プロバイダーなどの契約書
  • 公共料金(電気・ガス・水道など)の利用明細書
  • クレジットカードの利用明細書
  • ネット通販などの領収書
  • 病院の領収書
  • 家電などの取扱説明書・保証書
  • 健康診断の結果
  • 会社関係の書類(給与明細、源泉徴収票など)
  • 学校関係の書類(通信簿、プリントなど)

4.ファイリングする

分類が終わったらキレイにファイリングしましょう。

用意するものは、クリアホルダーとクリアファイルです。

20150708_122020

私の場合、公共料金の利用明細書やクレジットカードの利用明細書は、クリアファイルを使ってファイリングしています。

クレジットカードの利用明細書に「トウキョウガス 10,000円」って書いてあったら、それに該当する領収書を同じ袋にいれるようにしています。

クリアファイルは、1ヶ月で1枚を使い、1年で1冊を使うようにしています。そして、2年以上前のものは捨てるようにしています。

家電の取扱説明書や保証書は、クリアホルダーを使って、家電ごとにファイリングすると分かりやすくていいですよ。

5.グルーピングする

分類が終わったら、人単位にグルーピングします。

不動産関係の契約書や生命保険などの保険証券は、家族みんなの書類。会社関係の書類は、お父さんの書類。学校関係の書類は、子供の書類 ...  みたいな感じにグルーピングしてください。

そして、グルーピングが終わったら、ファイルボックスに入れましょう。

わが家の場合、ファイルボックスは、不動産や銀行などの契約関係、パソコン関係の取扱説明書、家電の取扱説明書の3つに分けています。

20150708_121758

20150708_144416

6.保管する場所を決める

最後に、保管する場所を決めればおしまいです。

保管書類が必要になるときってほとんどないので、部屋に出しておくよりも押入れなどに収納してしまうのがおすすめです。

ここまでできればかなりスッキリしたのではないでしょうか。でもこれだけでは、また散らかってしまうかもしれません。

そうならないために、絶対にリバウンドしない方法をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

絶対にリバウンドしない書類の片付け方法

それでは次に、絶対にリバウンドしない書類の片付け方法をご紹介します。

絶対にリバウントしないためすることは、2つだけです。

1.書類が発生したら、一時保管ボックスに入れるか、シュレッダーする
2.定期的に一時保管ボックスに入っている書類をファイリングする

この2つを繰り返せば、家のあっちこっちに書類が散乱するようなことはなくなりますよ。

書類が発生したら、一時保管ボックスに入れるか、シュレッダーする

書類って、家の中から発生することはありませんよね。郵便で届いたり、会社や学校から持ち帰ったりしたときに発生するものです。

なので、郵便などで届いり、会社や学校から持ち帰った書類は、一時保管ボックスを用意して、それに入れるようにしましょう。

書類が発生したら、そこらへんにポイッと置くのではなく、とりあえず一時保管ボックスに入れてしまえば大切な書類を失くすようなことがなくなります。

ただし、ここからがポイントなのですが、一時保管ボックスに入れなくてもよい書類もたくさんあります。

ダイレクトメールやチラシ、なぜか財布に蓄積されていくレシートなどは、一時保管ボックスに入れずにゴミ箱に直行です。

ですが、ダイレクトメールなどは、個人情報が書かれているので、シュレッダーするようにしたほうがいいです。

ちなみに、一時保管ボックスとシュレッダーは隣り合わせで置いておくと便利でいいですよ。

一時保管ボックスに入れなくてもいい書類としては、家電の取扱説明書や保証書などがあります。これらは、いきなり保管用ボックスに収納してしまいましょう。

定期的に一時保管ボックスに入っている書類をファイリングする

月に1回くらいの頻度で一時保管ボックスの書類をフィアリングするようにしましょう。

書類が届く度にファイリングするのは面倒ですが、月に1回程度であればそれほど手間ではありませんよね。

くれぐれも、一時保管ボックスを長期保管ボックスにしないようにしてくださいね。

片付けグッズ

それでは最後に、便利な書類片付けグッズをご紹介します。

クリアホルダー

まず、なくてはならいのがクリアホルダー

電化製品を買うと、取扱説明書や保証書など、いろいろな書類が付いてきますが、クリアホルダーでまとめるとスッキリです。

クリアファイル

クリアーホルダーの次に欠かせないアイテムがクリアファイルです。

クレジットカードの利用明細書など、毎月発生するような書類は、これにまとめればバッチリです。

ファイルボックス

クリアホルダーやクリアファイルをまとめるのに必要なのがファイルボックスです。

このボックスは、家電の取扱説明書。このボックスは、契約関係の書類。なんて感じでまとめると取り出すときにパッと取り出せますよ。

シュレッダー

書類を捨てるときは、必ずシュレッダーするようにしたほうがよいです。

個人情報が記載されたままのクレジットカードの利用明細書などをそのまま捨てている方は要注意です。

いまの時代、どんな悪いことに利用されるか分かりません。

それに、悪いことに利用されないにしても、自分の個人情報が他人に知られるのって気持ちいいものではありませんよね。

最近は、家庭用のシュレッダーもいろいろなものが売られているので、書類を片付けるついでに検討されてみてはいかがですか?

シェアする